Custom orders aannemen: Hoe maak je een waterdicht contract?
Je staat te popelen om aan de slag te gaan met die ene speciale epoxy tafel of die unieke houten wanddecoratie. Een klant vraagt om een custom order en je voelt de adrenaline. Maar wacht even.
Voordat je de fles West System Epoxy openschroeft of je Festool bovenfrees aanzet, moet je één ding waterdicht regelen: het contract. Een mondeling akkoord is leuk, maar als de klant plotseling van gedachten verandert of de betaling vertraagt, sta je leeg. Een waterdicht contract beschermt niet alleen je werk, maar ook je vriendschap met de klant. Laten we even gaan zitten en stap voor stap bekijken hoe je dit opzet, zonder ingewikkeld gedoe.
Stap 1: De basisinformatie verzamelen
Voordat je ook maar één pen op papier zet, moet je alle feiten op een rij hebben. Je wilt geen misverstanden over wat je precies gaat maken. Wees hier specifiek.
Geen “een epoxy tafel”, maar “een eettafel van 220 cm lang, 100 cm breed en 75 cm hoog, gemaakt van oud eikenhout met een blauwe epoxy rivier”. Zorg dat je deze gegevens vastlegt: Veelgemaakte fout: Te vaag blijven. “We maken wel iets moois” is een garantie voor discussie later.
- Volledige naam en adres van de klant.
- Specificaties van het materiaal: bijvoorbeeld houtsoort (noten of esdoorn), dikte van de plaat, en het type epoxy (bijv. Easy Cast voor diepgang of een snelle coating epoxy).
- Ontwerp details: tekeningen of foto’s van voorbeelden. Maak een schets met afmetingen.
Wees een bouwtechnisch tekenaar in woord. Tijdsindicatie: Doe dit in je eerste gesprek, of het nu via de telefoon is of in de werkplaats.
Reken op 15 tot 30 minuten om alles goed uit te vragen.
Stap 2: De prijs en betalingsvoorwaarden bepalen
Geld is vaak een ongemakkelijk gespreksonderwerp, maar het is de ruggengraat van je contract.
Je wilt niet dat je aan het einde van de rit met een prachtige, onbetaalde tafel staat. Bepaal eerst je materiaal- en arbeidskosten.
- Materiaal: Epoxy (bijv. ArtResin of een goedkopere bouw epoxy) per liter, hout per m², en eventuele stalen onderstellen.
- Arbeid: Uren die je kwijt bent aan schuren, gieten, afwerken en monteren. Stel een uurtarief vast dat bij je ervaring past (bijvoorbeeld €40 - €60 per uur).
Voor epoxy projecten reken je vaak: Schrijf in het contract duidelijk: Projectprijs: €1.250,- inclusief BTW. Voor custom orders werkt een betalingsschema het best.
Vraag altijd een voorschot. Dit dekt je materiaalkosten en toont dat de klant serieus is.
Een standaard schema is: Tip: Vermeld dat het voorschot niet terugbetaald wordt als de klant halverwege afhaakt, omdat je al materialen hebt gekocht. Zeg dit hardop en schrijf het op.
- 50% voorschot bij opdracht (bijv. €625,-).
- 50% restbetaling bij oplevering, voordat het product wordt afgehaald of bezorgd.
Veelgemaakte fout: Vergeten om BTW apart te vermelden als je bent ingeschreven bij de KVK. Zorg dat je prijzen helder zijn inclusief of exclusief, en voorkom gedoe met ontevreden klanten door duidelijke afspraken.
Stap 3: De planning en levertijd vastleggen
Epoxy heeft tijd nodig. Het uitharden, het schuren, de tweede laag, de lak...
Het is een proces waar je haast niet mee kunt opschieten. Zonder een harde datum kunnen klanten ongeduldig worden. Spreek een duidelijke tijdlijn af. Wees realistisch.
- Week 1: Hout selecteren, zagen en schuren.
- Week 2: Epoxy gieten en uitharden (minimaal 72 uur voor een volle laag).
- Week 3: Schuren (tot grit 400), aflakken met een matte lak (bijv. Osmo TopOil) en droogtijd.
Reken voor een gemiddelde epoxy tafel (1,5 meter) ongeveer: Samenwerken met interieurontwerpers voor high-end projecten vereist dat je dit in het contract opneemt:
Startdatum: 1 juni 2023
Oplevering: 15 juli 2023 Vermeld ook dat dit een indicatie is, maar dat je de klant op de hoogte houdt bij vertraging door bijvoorbeeld slecht weer (voor het drogen) of leveringsproblemen van hout. Veelgemaakte fout: Te strakke deadlines plannen zonder buffer. epoxy is gevoelig voor temperatuur. Plan altijd 3 extra dagen in.
Stap 4: Aansprakelijkheid en onvoorziene omstandigheden
Dit is het deel dat je beschermt tegen pech. Hout kan scheuren, epoxy kan luchtbelletjes krijgen, of de klant wil ineens een andere kleur.
Een waterdicht contract dekt dit af. Neem deze clausules op:
- Wijzigingen: Als de klant na het starten van de werkzaamheden het ontwerp wil aanpassen, worden de extra uren en materialen apart gefactureerd. Bijvoorbeeld: €50,- per extra uur en materiaalkosten achteraf.
- Aansprakelijkheid: Je bent aansprakelijk voor vakwerk, maar niet voor schade door onjuist gebruik (bijv. krassen door scherpe voorwerpen na oplevering).
- Annulering: Als jij annuleert (bij ziekte), betaal je het voorschot terug. Als de klant annuleert na aanvang van de werkzaamheden, betaalt hij de gemaakte kosten tot dat moment.
Voor epoxy specifiek: vermeld dat kleuren kunnen afwijken door pigmenten en houtnerven. Hout is een natuurproduct en geen plaatje uit een fabriek. Tijdsindicatie: Bespreek dit in het intakegesprek. Reken 10 minuten voor dit onderdeel, zeker als je je prijzen voor handgemaakte epoxy producten berekent.
Stap 5: De ondertekening en het formaat van het contract
Nu alles op papier staat, moet het ondertekend worden. Je hoeft geen 10-pagina’s tellend document te hebben; een heldere een-pager werkt vaak beter.
Maak een sjabloon in Word of Google Docs. Zorg dat het volgende in de footer staat: Laat de klant digitaal tekenen (via e-mail bevestiging) of fysiek op papier.
- Je bedrijfsnaam en KVK-nummer.
- De datum.
- Projectnaam (bijv. “Epoxy Eettafel De Wit”).
Bewaar een kopie in een map op je computer en een back-up in de cloud.
Veelgemaakte fout: Vergeten om de klant een kopie te geven. Stuur altijd direct na ondertekening een PDF toe. Tijdsindicatie: 5 minuten om te verzenden en te archiveren.
Verificatie-checklist
Voordat je begint met schuren of gieten, loop deze lijst na. Heb je alles waterdicht?
- ☐ Zijn alle specificaties (maten, materialen, kleuren) concreet beschreven?
- ☐ Is de totaalprijs inclusief BTW duidelijk?
- ☐ Is het voorschot (50%) betaald en ontvangen?
- ☐ Staat de start- en einddatum expliciet in het contract?
- ☐ Zijn de voorwaarden voor wijzigingen en annulering opgenomen?
- ☐ Heeft de klant getekend en een kopie ontvangen?
Als je al deze vakjes hebt aangevinkt, kun je met een gerust hart de fles epoxy openen.
Je bent nu beschermd en je klant weet precies wat hij kan verwachten. Veel succes met je custom order!